Wege zum Visual Management

Visual Management sollte auf keinen Fall ohne eine sorgfältige und ausreichende Planungsphase implementiert werden. Dabei ist von vornherein die Vorstellung aufzugeben, dass es zur Realisation immer nur einen einzigen Weg gibt. Vielmehr gibt es eine erstaunliche Vielfalt von Anwendungsmöglichkeiten und Einsatzgebieten. Eine kleine Firma wird eine andere Auswahl treffen als eine große Firma; ein neu gegründeter Betrieb wird größere Freiheiten haben als ein Betrieb, der von einer langen Tradition der autoritären Kontrolle geprägt ist. Visual Management sollte niemals als reine Technik verstanden werden.

An erster Stelle steht die Schaffung eines humanen und organisatorischen Kontextes für eine erfolgreiche Applikation:

Projektziele setzen

Den Bedarf für eine Änderung der Unternehmenskultur feststellen

Bedarf wecken

Durchführung sicherstellen

Projektziele setzen

Visual Management kann das jeweilige Unternehmen auf mehreren strategischen Achsen maßgeblich unterstützen:

Verbesserte Flexibilität der Produktionsressourcen: Ausweitung der Autonomie der Mitarbeiter hinsichtlich der Maschinen und ihrer Umgebung; Entwicklung von Mobilität und Flexibilität innerhalb der Teams.

Beitrag zur Einführung von Dezentralisationsmaßnahmen: Entwicklung einfacher visueller Systeme zur Entscheidungsfindung (visuelle Produktionssteuerung, Überwachung von Maschinen und Verfahren).

Größere Effizienz in der Produktion: Beseitigen einiger vermittelnder Funktionen des Aufsichtspersonals; ihre Rückorientierung zu Organisationsaufgaben, Leitung des Teams und technische Betreuung.

Schnellere Lösung von Problemen am Arbeitsplatz: Motivierung der Produktionsgruppen, Anomalien und Schwierigkeiten wahrzunehmen und zu analysieren.

Vor den ersten Versuchen der Durchführung ist ein zu bildender Ausschuss dafür zuständig, die Erwartungen des Unternehmens hinsichtlich des Visual Management zu benennen und festzulegen, wie die Maßnahmen zum Erfolg des Unternehmens beitragen können.

Einen umfassenden Plan erstellen

Das Management sollte keinen Weg beschreiten, der auf einer autoritären Form der Durchführung beruht. Der tatsächlich am Arbeitsplatz erkennbare Bedarf ist zu berücksichtigen. Es ist sinnlos, auf einem Gebiet zu beginnen, wo das Risiko für einen Fehlschlag hoch ist. In einem Betrieb, in dem das Aufzeichnen von Leistungen zu einem Streit über die Gehälter geführt hat, wird man kaum schnell das Veröffentlichen von Indikatoren einführen können. Ein Unternehmen, das seine Logistik noch nicht beherrscht, kann es sich nicht leisten, Auslieferungstermine auszuhängen, die nie eingehalten werden.

Wichtig ist es, an das Projekt zu glauben und es zu starten. Die wichtigste Aufgabe besteht darin, zu beweisen, dass es auch funktioniert. Erst dann kann an eine Ausdehnung auf andere Abteilungen gedacht werden.

Die meisten der angeführten Beispiele sind ohne weiteres auf technische, Verwaltungs- und Vertriebsabteilungen übertragbar, sowie überall dort, wo in der Gruppe gearbeitet wird.

Der Projektstart

Das Projekt Visual Management startet mit der Darstellung von Indikatoren. Damit eine Darstellung effektiv ist, muss eine einheitliche Unternehmenskultur vorhanden sein. Diese Vorbereitung ist nötig, um gemeinsame Vorstellungen über den Betrieb, die Firma und ihrer Ziele zu verbreiten.

Vorbereitende Schulung

Schulung ist einer der Faktoren, der der Belegschaft das notwendige Verständnis vor Projektbeginn vermittelt. Marketingstrategie, Qualität, Produktionssteuerung, Kostenmessung, Einsatz von Material und menschliche Ressourcen, Sicherheit und ständige Verbesserung gehören zu den notwendigen Konzepten, die dafür sorgen, dass jeder über die genaue Einordnung der Indikatoren Bescheid weiß. Die Absicht des Managements liegt nicht in der Verhängung von Urteilen, sondern darin, den Mitarbeitern ein neues Werkzeug zur Kommunikation und zur Meinungsbildung in die Hand zu geben. Dieses Werkzeug fördert den Dialog und bietet Gelegenheit, Kontakte zu knüpfen.

Als Ergebnis der Schulung werden die Teams in die Lage versetzt, sich an dem Projekt direkt zu beteiligen: Auswahl der Indikatoren, Entwurf und Anfertigen der Grafiken. Diese Aktivitäten sollten dem Team nicht vollständig überlassen werden. Koordination ist notwendig und die Unterstützung durch verschiedene Abteilungen. Das Pilotteam sollte dabei aber auf keinen Fall bevormundet werden.

Ein Pilotstandort

Die Einführung von Visual Management sollte stufenweise erfolgen. Bewährt hat sich die Methode der Pilotinstallation in einer repräsentativen Abteilung. Das hat für die weitere Vorgehensweise einige Vorteile:

Die Projektgruppe kann am Anfang nicht jeden Faktor berücksichtigen. Änderungen werden unvermeidlich sein.

Weil es sich erst um einen Test handelt, ist die Beteiligung der Teammitglieder leichter zu erreichen.

Ein Testteam kann überaus schnell sichtbare Ergebnisse erreichen. Die Verbreitung über die ganze Firma ist dann leicht. Die Mitarbeiter sprechen darüber, prüfen, beobachten und denken darüber nach. Neugier besorgt ein übriges. Einem Mitglied der Arbeitsgruppe, die erfolgreich das erste Projekt umgesetzt hat, kann die Verantwortung übertragen werden, den Rest des Betriebs beim Folgen dieses Beispiels zu unterstützen.

Der richtige Moment

Wichtig ist es, den günstigsten Moment für den Projektstart abzuwarten. Wenn die Mitarbeiter entsprechende Fragen stellen, dann ist der richtige Augenblick für den Projektstart gekommen.

Die erste Testphase sollte ca. 2 Monate lang laufen. Diese Zeit erscheint notwendig, um im Anschluss erste Beurteilungen über Sinn und Zweck der getroffenen Maßnahmen zu treffen.

In der 2. Stufe sollten dann die Planziele definiert werden.

Für die nächsten drei Monate werden wichtige Planziele in ausgewählten Bereichen festgelegt:

- Wartung des Arbeitsumfeldes - Verfügbarkeit von Maschinen - Austausch von Produktionsserien und Qualität

Die Funktion besteht darin, Ausrichtung und Priorität der Abteilung hervorzuheben und Ressourcen aufzuzeigen, die zum Erreichen der Ziele zur Verfügung stehen. Wenn das Projekt erarbeitet ist, wird die Arbeit der Gruppe einem Forum vorgestellt, einer Versammlung, in der die Verbesserungsteams ihre Ergebnisse präsentieren.

Ständiges Aktualisieren

Ein Indikatorschriftstück, das mehrere Wochen nicht aktualisiert wird, sollte unbedingt aus dem Arbeitsbereich wieder entfernt werden. Grafiken weiterzuführen, nachdem die meisten Anwender sich nicht mehr dafür interessieren, ist eine Falle, die schon im Ansatz vermieden werden sollte. Allerdings ist es schwierig, Interesse über Monate zu halten. Darum ist es falsch, eine ohne Beteiligung des Teams vorbereitete Darstellung zu verbreiten.

Das Aktualisieren sollte stets vom Team durchgeführt werden.

Selbst wenn die Statistiken oder Grafiken vom Computer erzeugt werden, sollten sich die Mitarbeiter aktiv an der Darstellung der Ergebnisse beteiligen, zum Beispiel indem sie die Daten manuell vom Computerbildschirm auf einen großen Aushang oder eine entsprechende Plantafel übertragen.

Statt Informationen über potentielle Nutznießer zu streuen, wird es den Kettengliedern ermöglicht, einen Bedarf auszudrücken. Informationen werden von unten erbeten im Einklang mit dem Prinzip der Selbstbedienung. Die Mitarbeiter haben begonnen, Verantwortung zu übernehmen. Indikatoren analysieren, Verantwortung für visuelle Dokumentationen übernehmen und Ergebnisse analysieren sind sinnvolle Tätigkeiten, die keine Lagerbestände erzeugen. Passanten, die den Bereich passieren, sollten daher in der Lage sein, etwas zu sehen, das sie zum Näherkommen anregt - eine Kurve, eine Farbe, eine Wolke. Visual Management ist daher eine ständige Einladung zum Dialog.

Wenn ein unternehmensweites Projekt gestartet wird, sollte ein Symbol oder Slogan ausgesucht werden, das/der auf jedem Indikator-Diagramm erscheint. Von den Diagrammen in den Arbeitsbereichen bis zu denen in den Büros des Managements. Das einheitliche Bild verstärkt das Gefühl, an einem gemeinsamen Kraftakt beteiligt zu sein. Zum Beispiel können eigenständige Logos verwendet werden, um Total-Quality zu symbolisieren. Es erscheint auf allen Indikator-Diagrammen, auf Abzeichen, die die Mitarbeiter erhalten, die bestimmte Schulungen absolviert haben.

Auswahl der gestalterischen Kriterien

Bei dem Entwurf von Grafiken sollte ein Überladen vermieden werden. Übertriebener Enthusiasmus, zu viele Daten oder zu große Komplexität darzustellen, wirken kontraproduktiv, da sie der Ausrichtung des Visual Management widersprechen, Transparenz zu erzeugen und eine Informationsüberflutung einzudämmen. Eine Grafik mit einem Minimum an Daten spart Zeit bei der Aktualisierung und ist einfacher zu verstehen.

Mache es groß und farbig

Großformatige, in der Regel von Hand ausgefüllte Grafiken sind den von Computern erstellten, komprimierten Grafiken vorzuziehen. Farben sind hilfreich, und so oft wie möglich sollten Zeichnungen verwendet werden, um Aufmerksamkeit zu wecken und einen sofortigen Überblick zu erleichtern.

Immer sollten die Ziele klar ausgedrückt sein.

Die Verwendung von unterschiedlichen Farben kann unmittelbar zeigen, ob ein Sollwert erreicht wurde oder nicht.

Es müssen gemeinsame Kriterien für die Darstellung festgelegt werden: Auswahl der Einheiten, Darstellungsformen, Farben, Zeichen und Symbole. Ein rotes Symbol kann also bedeuten, dass ein Ziel nicht erreicht wurde, ein grünes zeigt an, dass es übertroffen wurde.

Auswahl und Organisation der Indikatoren hängen maßgeblich von der Struktur der Anwender ab. Es ist besser, wenn jedes Team seinen eigenen Diagrammen eine persönliche Note geben kann. Die für das Projekt zuständige Arbeitsgruppe sollte die Elemente voneinander abgrenzen in solche, für die eine Standardisierung notwendig ist, und solche, die der Initiative jeder Gruppe überlassen werden können.

Symbolische Darstellung

Jeder ist von konkreten Phänomenen mehr beeindruckt als von abstrakten Darstellungen.

Symbole ermöglichen ein schnelleres Verständnis und untermauern die dargestellten Grundinformationen indem sie einen direkten Kontext erstellen. Die Teams sollten dabei zur Originalität ermuntert werden. Die direkte Beteiligung an der Auswahl von Ausdrucksweisen oder Symbolen fördert die Aufnahme der neuen Kommunikationsformen.

Mögliche Standorte

Es sollte vermieden werden, einen neu erforderlich gewordenen Aushang planlos anzubringen, ohne der Kohärenz der Kommunikation eine angemessene Aufmerksamkeit zu schenken. Lieblos an die Wände geheftete Papierfetzen sollten vermieden werden, weil solche Papiere den Versuch von Kommunikation enthüllen.

Die Standorte für die Kommunikationsmedien und -ecken sollten auch äußerlich aufgewertet werden. Dazu reicht es schon, Boden und Wände frisch zu streichen oder Pflanzen zu integrieren. Auch sollten diese Bereiche entsprechend ausgestattet werden: Plantafeln, Whiteboards, Stell- und Moderationswandsysteme, Flipcharts etc.

Jede Entscheidung hinsichtlich Erscheinungsbild und Standort sollte unter Mitwirkung der Angestellten getroffen werden.

Da die Aushänge nicht nur für gruppeninterne Diskussionen, sondern auch für den Kontakt mit dem Umfeld gedacht sind, sollten sie möglichst dort platziert werden, wo mit Publikumsverkehr zu rechnen ist. Eine vereinfachte Darstellung sollte von außerhalb des Arbeitsbereichs zu sehen sein, detailliertere Indikatoren sollten nach innen orientiert sein.

Das gesamte Vorgehen der Abfolge von Phasen muss anschaulich dargestellt sein: die Methode, Ideen, Planung weitergehender Aktionen, Ausführung, Erfüllung und das Teilhaben des ganzen Unternehmens am Projekt.

Zurück zum Anfang