Projektmanagement - oder: Wie das Chaos zu bändigen ist.

Neben dem normalen Tagesgeschäft in den Betrieben, das hauptsächlich von Routineaktivitäten gekennzeichnet ist, gewinnt die Projektarbeit immer mehr an Bedeutung. In den 50er Jahren setzte die US-Luft- und Raumfahrtindustrie erstmals Maßstäbe für die systematische Planung, Konzeption und Abwicklung großer Projekte und war damit Vorreiter für ein systematisches Projektmanagement.

Ein Projekt definiert sich als Vorhaben, das neu, strategisch bedeutsam und komplex ist. Das deutsche DIN Institut geht noch weiter und definiert ein Projekt in Anlehnung an die DIN 69901 als ein Vorhaben, welches im wesentlichen durch die folgenden Merkmale gekennzeichnet ist:

- Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit

- Zielvorgabe

- zeitliche Begrenzung

- Begrenzung finanzieller, personeller oder anderer Art

- Abgrenzung gegenüber anderen Vorhaben

- projektspezifische Organisation

Projekte müssen nicht zwangsweise mit einem Auftrag verbunden sein. Auch firmeninterne Innovationen wie zum Beispiel die Einführung einer Workgroup-Software kann einen Projektcharakter haben.

Projektarbeit ergänzt die normale Aufgabenerfüllung in der Stammorganisation und ist mittlerweile im betrieblichen Alltag vieler Unternehmen selbst zur Routine geworden. Projekte benötigen allerdings Ressourcen und können nicht einfach beliebig in die Welt gesetzt werden. Ob und wie sie durchgeführt werden sollen, bedarf also einiger Überlegung. Viele initiierte Projekte scheitern - entweder an ihrer Komplexität oder typischen Managementfehlern:

• das Budget wurde überschritten

• das Ziel wurde zu spät erreicht

• die Ressourcen wurden planlos eingesetzt

• das Know-how wurde schlecht zusammengeführt

Der Bedarf an Projektmanagern, die gelernt haben mit dem geplanten Chaos umzugehen, ist groß. Diese Internet-Seite zum Thema Projektmanagement soll Hilfestellung und Anreize geben, wie ein Projekt anzugehen und erfolgreich zu bewerkstelligen ist, wie mit einfachen Grundlagen Projekte erfolgreich gemanagt werden können. Darüber hinaus werden viele hilfreiche Tipps und Literaturempfehlungen gegeben.

Das erste Projekt: Projektmanagement einführen.

Projektmanagement steht in dem Ruf, ein Buch mit sieben Siegeln zu sein. Dabei ist Projektmanagement im Grunde nichts anderes als die systematische Anwendung bestimmter Managementtechniken. Es geht im Grunde genommen darum, komplexe Vorhaben termingerecht, kostengünstig und mit hoher Qualität durchzuführen. Das Aufgabenspektrum umfasst die Planung, Koordination und Überwachung mehrerer Projekte oder Teilprojekte (Multiprojektplanung). Wichtigste Aufgabenträger im Projektmanagement ist die Projektgruppe oder das Team, das der Projektleiter führt. Seine Aufgabe: den inhaltlichen Problemlösungsprozess zu strukturieren, das Team zu leiten, Termine festzulegen und die Kosten unter Kontrolle zu halten. Der Projektmanager sieht und steuert das einzelne Projekt aus der nächsthöheren Warte über dem Projektleiter.

Bei der Initiierung eines Projekts sind einfach Hilfsmittel für die Orientierung des Projektteams

Schritt für Schritt

Der Ablauf eines Projekts ist relativ einfach, aber niemals leicht und erfordert Engagement, Entschlossenheit und den Willen zum Erfolg. Projektmanagement ist eine logische Vorgehensweise, die sicherstellt, dass die Arbeit im Projekt ausgeführt werden kann und zwar auf eine wohlstrukturierte und organisierte Weise.

Vor dem Start des eigentlichen Projekts sollte erst einmal eine gründliche Recherche erfolgen: Literatur und Veröffentlichungen zum Thema, Fachaufsätze, Internet, Bibliotheken etc. Bereits die Recherche ist ein Projekt, das das Projektteam durchführt. Die Ergebnisse der Einzelrecherchen werden zusammengefasst und inhaltlich präsentiert. Jedes Teammitglied bekommt eine Zusammenfassung aller Ergebnisse.

Jedes Projekt verläuft idealtypisch in vier Phasen:

1. Vorlauf

In dieser Phase werden alle Tätigkeiten erledigt, die erforderlich sind, um das Projekt zu starten. Planung ist ein dynamischer Prozess, der ständigen Überarbeitungen und Verbesserungen unterworfen ist, während die Arbeit im Projekt voranschreitet. Der Projektmanager sollte versuchen, die Ideen und das Wissen von möglichst vielen Leuten zu bündeln.

Moderations-Workshop: Diese, speziell auf Gruppenarbeit ausgerichtete Methode, zeichnet sich durch Transparenz und die Qualität der erarbeiteten Ergebnisse aus. Der Synergieeffekt führt zu Resultaten, die weit überzeugender, nachvollziehbarer und einprägsamer sind als die Summe von Einzelergebnissen.

2. Planung

Alle Elemente, die der organisatorischen und inhaltlichen Vorbereitung des Projekts dienen, werden detailliert geplant. Planung ist eine Gruppentätigkeit.

Eigens ausgebildete Projektmanager greifen auf ein ganzes Arsenal von Planungshilfen, Organisationsmodellen, Kommunikationstechniken und Risikoszenarien zurück. Ihr Ziel: Das drohende Chaos zu bändigen, aber nicht an die Kette minutiöser Planung zu legen. Zuviel Planung kann ein Projekt auch lähmen. Es ist also ein vernünftiges Maß an Risikobereitschaft vonnöten.

3. Steuerung

Mit den geeigneten Steuerungsinstrumenten versucht der Projektmanager das Projekt ständig im Griff zu behalten. Dabei werden kontinuierlich Ist-Daten ermittelt und der Planung gegenübergestellt.

4. Kontrolle

Bei unerwünschten Entwicklungen müssen korrigierende Eingriffe vorgenommen werden. Das bedingt die Information und Abstimmung zwischen allen Betroffenen und Verantwortlichen.

Projektdesign und -kontrolle

Projekte zielorientiert angehen

Vielen Projektteams fehlt es an präzise formulierten Zielen und Teilzielen, die zu erreichen sind. Und auch diejenigen, die Projekte in Auftrag geben, machen sich selten Gedanken darüber, auf welchen Informationen gesetzte Ziele basieren, welchen Planungshintergrund sie haben, welchen Nutzen es bringt, sie zu erreichen, mit wem Ziele zu vereinbaren sind und wie man deren Erfüllung messen kann.

Drei goldene Regeln für die Darstellung von Zielen:

1. Das Ziel muss realistisch sein. Es muss mit den gegebenen Ressourcen und Organisationsregeln zu erreichen sein.

2. Das Ziel muss präzise und mit einer kalkulierten Genauigkeit definiert sein.

3. Die Ziele, die veröffentlicht werden sollen, müssen in die übergeordneten Ziele des Unternehmens eingebunden sein.

Fristen für die Fertigstellung sollten stets exakt gesetzt werden.

Für eine zielgerichtete Arbeit ist es notwendig, dass Informationen darüber wer, was, wann und zu welchem Termin zu erledigen hat, für alle Beteiligten deutlich visualisiert werden. Nur so kann ein Alarmmechanismus installiert werden, der letztendlich auch funktioniert. Projekte sollten vor allem kommunikativ angelegt sein. Es ist immer noch der Mensch, der über Wohl und Wehe eines Projekts entscheidet.

"Projekte scheitern nicht an der Technik, sondern an Menschen." Tom de Marco 

Das bedingt die Einbeziehung vor- und nachgelagerter Institutionen und der ständige Austausch der Mitglieder des Projektteams. Alle maßgeblichen Aspekte des Projekts sollten für alle Beteiligten deutlich und verständlich visualisiert werden. Die Projektmanagement-Philosophie hierzu lautet: "What you see is what you get."

Im Projektmanagement waren Grafiken schon immer ein wichtiges Kommunikationsmittel. In den 60er Jahren und teilweise noch in den 70er Jahren waren Projektingenieure bereit, viel Zeit in manuelle Zeichenarbeit zu investieren, um sich ein Bild ihres Projekts in Form von Netz- und Balkenplänen oder Kosten- und Kapazitätsdiagrammen zu verschaffen. Der Grund für diese Investition war, dass Grafiken ein viel leichter und schneller zu verstehendes Kommunikationsmittel sind, als es Tabellen oder Texte sein können. Und gute Kommunikation ist eine der wichtigsten Voraussetzungen für erfolgreiches Projektmanagement. Heute werden die im Projektmanagement benötigten Grafiken weitgehend mit Hilfe des Computers erstellt. Die visuelle Umsetzung erfolgt aber immer noch auf Plantafeln oder z.B. auch auf Moderationswänden. Durch die Umsetzung auf einfach zu bedienende und übersichtliche Kommunikationsmittel wird gewährleistet, dass ein Projektteam quasi interaktiv an der Umsetzung des Projektes mitarbeiten kann und jederzeit informiert ist.

Herzstück der Projektmanagementkultur in den Unternehmen sind "Projektmanagement-Handbücher", die sich an den einzelnen Projektprozessen orientieren und die Schritte beim Projektmanagement nach verbindlichen Standards und Empfehlungen ordnen. Mit Formularen, Standards, Checklisten und praktischen Hilfen sind diese Handbücher zu umfassenden Kompendien herangereift. Doch statt die Projektteams in Fatalismus und Bürokratie zu ersticken, lassen die Unternehmen sie selbst an diesen Büchern fortschreiben. Ganz im Sinne einer lernenden Organisation präzisieren die Teams die Empfehlungen, Regeln und Formulare, führen neue ein oder lassen unbrauchbare Regeln tilgen. Diese unternehmensinternen Handbücher schreiben darüber hinaus Aufgaben und Kompetenzen jedes Teammitglieds fest und regeln die Zusammenarbeit: Wer neu zum Projektteam stößt, kennt seine Rolle und kann beinahe sofort die Ärmel hochkrempeln.

Teams, die beim Training-on-the-job zugleich Wissen sammeln und ein Projekt umsetzen, laufen ständig Gefahr, sich in Details festzubeißen. Erst eiserne Termintreue bei Meilensteinen und Teilarbeiten gibt dem Projekt ein Korsett. Ausgebildete Projektmanager planen "Planungsänderungen" von vornherein ein. Um flexibel auf Veränderungen reagieren zu können, benötigen sie aktuelle Übersichten über Stand und Fortschritt der Arbeiten ihrer Teams. Das Projekt muss für sie stets transparent sein.

Einen Kommunikationsbereich einrichten. Mit der Einrichtung eines offiziellen Kommunikationsbereichs für das Projektteam werden zwei Ziele verfolgt. Das erste ist, die Gruppenarbeit zu erleichtern. Die meisten Mitteilungen, die ein Team betreffen, wie etwa allgemeine Informationen, der Stand laufender Projekte oder Indikatoren, können an einem einzigen Standort verfügbar gemacht werden. Zweitens stärkt die Maßnahme die neue Kontrollverantwortung des Teams.

Die Aufgabe in untergeordnete Schritte unterteilen

Alle Einzelmaßnahmen, die erforderlich sind, um das Ziel zu erreichen, sollten genau definiert werden. Oft wird die Planung ohne einen unterschiedlich konkretes zeitliches Raster vorgenommen, es werden keine klar abgrenzenden Stufen definiert, die einzelnen Stufen werden zuwenig strukturiert, die einzelnen Aktivitäten werden unklar beschrieben und die Ergebnisse, die durch die Aktivitäten erzielt werden müssten, sind nicht definiert.

Aufgabenstrukturplanung - Subaufgaben ordnen

Die Aufgabenstrukturplanung hängt von der Art der Subaufgaben als auch von der geeigneten zeitlichen Abfolge ab. Manche Projekte haben eine sequentielle Entwicklungslinie - das bedeutet, dass eine Aufgabe auf einmal erledigt und jede einzelne zuerst fertiggestellt wird, bevor die nächste in Angriff genommen wird. Die meisten Projekte haben hingegen parallele Entwicklungslinien - hier werden mehrere Aufgaben simultan erledigt.

Zweck der Aufgabenstrukturplanung ist es, die Teilaufgaben zu ermitteln, die zur Lösung des vorhandenen Problems oder Aufgabe notwendig sind. Die Aufgabenstruktur wird auch als Projektstrukturplan bezeichnet. Er eröffnet einen Überblick über die in der Projektentwicklung zu erledigenden Aufgaben, indem er das Gesamtprojekt in einzelne überschaubare Arbeitspakete gliedert, die ihrerseits weiter in Arbeitseinheiten untergliedert werden können. Nach der hierarchischen Darstellung der Einzelmaßnahmen ist es leichter, zu erkennen, ob alle Einzelschritte erfasst sind. Weiterhin hilft sie, sachliche und zeitliche Koordinationsprobleme zu meistern.

Fristen und Kontrollpunkte setzen

Für jede Subaufgabe werden bestimmte Fristen für die Fertigstellung festgelegt. Routinierte Projektteams kalkulieren immer etwas Extrazeit für etwaige Verzögerungen oder auftretende Probleme ein. Oft ist es auch hilfreich, bestimmte Kontrollpunkte zu definieren - einen bestimmten Zeitpunkt für die Bewertung des Gesamtfortschritts oder für die Korrektur des eingeschlagenen Weges, falls dies nötig sein sollte. Der Projektmanager ist dafür zuständig, dass alle Teilaufgaben im festgelegten Zeitrahmen erledigt werden. Das Projekt ist sorgfältig zu strukturieren und der Plan einzuhalten.

Organisations- und Personaleinsatzplanung - Subaufgaben zuordnen

In einem Projekt kommen Menschen aus höchst unterschiedlichen Bereichen zusammen, die in verschiedenen Fachbereichen qualifiziert sind, über reichlich Know-how, oft aber auch über ganz unterschiedliche Denkmuster verfügen. Sie werden nicht nur mit anspruchsvollen Sachaufgaben betraut, sondern müssen auch zusammenarbeiten. Projektarbeit ist ohne Teamarbeit nicht möglich und die richtige Zuordnung der Subaufgaben ist eine Frage der richtigen Organisation für das gesamte Projektteam.

Kontrolle der Fortschritte bis zur Fertigstellung

Ein systematisches Vorgehen bei der Projektplanung erlaubt dem Projektmanager, seinem Projekt eine gewisse Struktur zu geben und das jedem Projekt inhärente Risiko zu mindern. Die Systematik bietet ein effektives Kontroll- und Überwachungsinstrument. Das erfordert regelmäßige Prüfungen und Kontrollchecks.

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