Die Büroorganisation

Das Büro wird umgangssprachlich häufig mit einem bestimmten lokal begrenzten Arbeitsbereich (Ort) in Verbindung gebracht, an dem charakteristische Tätigkeiten (Denken, Lesen, Schreiben, Ordnen, Kommunizieren) von den dort Beschäftigten (Sekretärin, Sachbearbeiter, Büroleiter) mit Hilfe konventioneller Arbeitsmittel (Bleistift, Papier, Schreibmaschine, Aktenordner, Telefon) entsprechender Informations- und Kommunikations-Techniken (PC, Netzwerke, Visual Management) durchgeführt werden. Das Büro steht im Gegensatz zu Arbeitsbereichen wie Werkstatt, Labor oder Lager, die der physischen Leistungserstellung dienen. Bürotätigkeiten sind informationsbezogene betriebliche Handlungen. Sie haben die spezifische und typische Zwecksetzung, betriebliche Daten auf einem Trägermedium zu fixieren (Sprechen, Schreiben, Zeichnen) betriebliche Daten zu übermitteln (Übertragung und Speicherung) und betriebliche Daten auszuwerten (durch Aufbereitung und Selektion).

Nach Definition der Forschungsgruppe BIKOS, "Büroinformations- und -kommunikationssysteme", der Ruhr-Universität Bochum, kann man den Bürobereich auf die Gesamtheit des geregelten Umgangs mit Informationen in einer Organisation und den geregelten Austausch zwischen Organisationen ausdehnen. Kommunikation ist ein wesentliches Merkmal der Büroarbeit, die sich als natürliche Folge der Arbeitsteilung ergibt. Außerdem steht der Bürobereich mit seiner Umwelt (inner- wie überorganisatorisch) in ständigem Informationsaustausch. Informationstransfer und Kommunikation sind deshalb wesentliche Grundfunktionen der Büroarbeit.

Der Bürobereich wird zunehmend als komplexes System betrachtet, als effektives und effizientes System von Kooperations- und Koordinationsbeziehungen der Büromitarbeiter. Das Büro ist ein betrieblicher Aufgabenbereich, in dem vorwiegend Informationen beschafft, verarbeitet, abgelegt und weitergeleitet werden. Damit verbunden sind teilweise komplexe Prozesse der formalen, inhaltlichen, zeitlichen und räumlichen Transformation von Informationen.

Die Bürokommunikation umfasst alle informatorischen und kommunikativen Aufgaben und Tätigkeiten innerhalb einer Unternehmung, die der Steuerung und Regelung der Unternehmung dienen und die durch organisatorische, personelle und technische Gestaltungsmaßnahmen beeinflussbar sind.

Büroarbeit macht es erforderlich, dass die Beschäftigten sachlich, räumlich und zeitlich miteinander kooperieren. Bei Teamarbeit erfolgt der Abstimmungsprozess als Selbstkoordination, die Gruppenmitglieder koordinieren ihre Aufgaben weitgehend autonom.

Zurück

Das allgemeine Tagesgeschäft

Das Büro ist ein Arbeitsfeld der Kommunikation, Denkwerkstatt, Postamt, Schaltstelle, Druckerei, beinhaltet also insgesamt eine Ansammlung von Funktionen und Aufgaben, die von Menschen erledigt werden. Großraumbüros sind als eine Art Arbeitslandschaft angelegt, wohingegen Einzelbüros individuelle Zellen oder Quellen für Ideen sind. Dort wird gelesen, gedacht, erfunden.

Das allgemeine Tagesgeschäft erfordert präzise Abläufe, geordnete Geschäftsunterlagen, eine Kongruenz in der Ablage und eine klare Infrastruktur im Office-Management. Die in den vergangenen Jahren durchgeführte Reorganisation (Lean Office) und Umgestaltung der Bürobereiche in vielen Betrieben brachte insgesamt eine Förderung der Kommunikation mit sich. Alte Kommunikationsstrukturen mussten aufgebrochen und neue Informationskanäle geschaffen bzw. vorhandene optimiert werden. Dadurch wurde Zeit eingespart und die Kosten gesenkt, Ergonomie besser genutzt und eine Menge Manpower erwirtschaftet. Vor allem ist moderne Büroorganisation teamfähig.

Die Egalisierung der Ablage z.B. in allen Büros, bei allen Mitarbeitern, nach einem anerkannten und von jedem getragenen Schema bedeutet, dass jeder alles in jedem Büro finden kann - auch bei Abwesenheit. Das spart Geld, denn Unordnung und nicht auffindbare Vorgänge kosten Zeit, und Zeit ist Geld. Das erfordert natürlich auch eine Transparenz der Akten und der Aktenablage. Die Teamfähigkeit dieser Grundvoraussetzungen liegt in ihrer Einfachheit, Bedienerfreundlichkeit und Verständlichkeit. Egal ob am PC oder mit einer herkömmlichen Ablage, ohne ein gewisses Maß an Ordnung und Organisation ist eine Ablage meist destruktiv. Denn auch beruflich ausschließlich am PC arbeitende Menschen haben zum großen Teil keine Lust auf Schriftgutverwaltung. Im Leben eines PC-Arbeiters gibt es für dergleichen den Begriff: "unauffindbar verloren".

Desgleichen bei der Termin- und Fälligkeitsüberwachung. Terminkoordination ist ein wichtiges und weitreichendes Feld der Büroorganisation geworden. Heute muss jeder Mitarbeiter den Überblick zu Fälligkeiten und Fristen haben. Auch die Zeitplanung muss standardisiert werden. Es sollten also die gleichen Farben, die gleichen Symbole und der gleiche Grundaufbau einer Plantafel oder Jahreskalenders zum Zuge kommen, zumindest sollte die Zeitplanung für denjenigen, der sie betrachtet, durchschaubar sein.

Bürokommunikation ist nicht gleich Büroorganisation. Visual Management unterstützt die Organisationsprinzipien. Bei der konsequenten Anwendung von Grundsätzen des Visual Management kann Desorganisation im Bürobereich weitgehend vermieden werden. Das erfordert erst einmal:

• Ordnung am Arbeitsplatz

• Ordnung im Büro

• Transparenz der Arbeit

• Transparenz der Ablage

• Transparenz der Abläufe

• Termindisziplin

Allein, wenn diese ersten Grundregeln befolgt werden, ergeben sich auch schon erste positive Aspekte:

• Kostenminimierung

• Erkenntnis, dass Büroarbeit eigentlich einfach ist

• Zeit wird erwirtschaftet, Doppelbelastungen durch mehrfache Vorgangsbearbeitung vermieden

• Die Lebensqualität am Arbeitsplatz optimiert.

Darüber hinaus bedarf es einer bewussten Kommunikation, die es allen ermöglicht, sich auszukennen und den Arbeitsplatz der Kollegen zu kennen, ohne dass es zu einem Eingriff in die persönliche Intimität kommt.

Zurück